PHÒNG HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ

ĐT: 02123.852.078

 

Phó phòng: Nguyễn Ngọc Lan

ĐT: 0915791196

 

 

Phó trưởng phòng: Hà Minh Hà

ĐT; 038.929.3789

 

Nguyễn Phương Quỳnh

Thủ quỹ

 

Lê Vũ Kiều Oanh

Kế toán

  Tạ Thị Hồng Văn thư
  Điêu Hoài Anh Thư viện

 

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ PHÒNG

 Phòng  Hành chính - Quản trị có chức năng, nhiệm vụ:

1. Chức năng

a) Tham mưu, quản lý, tổ chức thực hiện, công tác: Hành chính, quản trị; tổ chức, cán bộ; thi đua, khen thưởng, kỷ luật; chế độ tiền lương, chính sách; tài chính, tài sản; đối nội, đối ngoại; văn thư, lưu trữ; thanh tra, kiểm tra nội bộ; đơn thư khiếu nại, tố cáo; thực hành tiết kiệm, phòng chống tham nhũng; an ninh, trật tự; vệ sinh môi trường; phòng chống cháy, nổ, thiên tai, tìm kiếm cứu nạn; phòng chống ma túy; quy chế dân chủ; quy chế công khai; giáo dục chính trị tư tưởng, phổ biến giáo dục pháp luật; văn hóa công sở; cung cấp dịch vụ…

b) Quản lý website trung tâm và hệ thống quản lý văn bản và điều hành trung tâm trên internet

2. Nhiệm vụ

2.1. Nhiệm vụ hành chính

a) Quản lý con dấu của Trung tâm; tiếp  nhận, phân loại các công văn, thư tín, điện báo, fax, thư điện tử, văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành (kể cả các văn bản thông báo trên website của Sở Giáo dục và Đào tạo)... từ các nơi gửi đến trình Giám đốc phân công theo dõi, xử lý và chuyển văn bản đến các thành viên Ban Giám đốc, các phòng, ban chức năng, cá nhân có liên quan để xử lý theo yêu cầu của Giám đốc; Đóng dấu, vào sổ văn bản đến, kiểm tra thể thức văn bản và thủ tục, phân loại công văn, tài liệu, tờ trình của các phòng vào sổ văn bản đi; Phô tô, chuyển phát văn bản của Trung tâm đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện, hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến nơi nhận; xây dựng danh mục các tài liệu mật (nếu có) để trình cơ quan có thẩm quyền quyết định.

Xác nhận vào mục thời gian về trong giấy đi đường của công chức, viên chức thuộc Trung tâm sau khi đi công tác về, hoặc giấy đi đường của người được Trung tâm trưng tập tham gia các đoàn công tác của Trung tâm; xác nhận giấy đi đường cho khách đến làm việc tại Trung tâm và học tập tại Trung tâm.

b) Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, năm; sơ kết, tổng kết năm học; hội nghị công chức, viên chức của Trung tâm và tổng hợp, xây dựng báo kết quả thực hiện định kỳ, báo cáo đột xuất.

c) Ghi chép nội dung các cuộc họp của Trung tâm; dự thảo thông báo, kết luận, nghị quyết của các hội nghị do Lãnh đạo Trung tâm chủ trì.

d) Chuẩn bị nội dung, cơ sở vật chất, khánh tiết phục vụ các cuộc họp, hội nghị, đại hội, tọa đàm, khai giảng, bế giảng … và các buổi tổ chức tập thể do các đoàn thể, hội tổ chức;

đ) Tổ chức soạn thảo các văn bản của Trung tâm thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng; photo, sao y, sao lục các loại văn bản, tài liệu phục vụ cho công tác, hoạt động của Trung tâm. Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo các văn bản liên quan tới Hội nghị công chức, viên chức hàng năm.

e) Tham mưu thực hiện: Quy chế dân chủ; quy chế công khai; đạo đức nghề nghiệp, đạo đức công vụ; công tác dân vận, phụ nữ, bình đẳng giới; khuyến học, khuyến tài trong Trung tâm.

g) Tham mưu, xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị tư tưởng, văn hóa công sở; phổ biến giáo dục pháp luật; Tổ chức các buổi nói chuyện thời sự, học tập chính trị cho công chức, viên chức; Tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao, các hoạt động xã hội, từ thiện, đền ơn đáp nghĩa trong và ngoài Trung tâm của công chức, viên chức, người lao động.

h) Tổng hợp, báo cáo kết quả tổ chức, hành chính và lưu trữ dữ liệu tổ chức, hành chính hàng năm. Báo cáo sơ kết, tổng kết định kỳ, hoặc báo cáo đột xuất việc thực hiện nhiệm vụ, hoặc nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng theo yêu cầu của Ban Giám đốc và tham mưu báo cáo cấp có thẩm quyền.

i) Tổ chức việc tiếp đón khách của Trung tâm và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

k) Tổ chức, thực hiện việc tuyên truyền về Trung tâm; quản lý website, kiểm duyệt các nội dung được đưa lên website của Trung tâm; quản lý, tổ chức sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Trung tâm trên internet; quản lý việc sử dụng điện thoại, Internet, phương tiện nghe nhìn trong Trung tâm. Cập nhật, cung cấp các thông tin về Trung tâm và khai thác, sử dụng hiệu quả trang website của trung tâm phục vụ công tác tuyên truyền, quảng bá về Trung tâm; Đề xuất mua và phân phối báo, tạp chí cho các bộ phận theo quy định; là đầu mối quan hệ với phóng viên báo, đài và các phương tiện thông tin đại chúng.

l) Lưu trữ, bảo quản văn bản, hồ sơ của Trung tâm; quản lý phòng truyền thống (nếu có); thu thập, bảo quản, lưu giữ các huân chương, cờ thưởng, tặng phẩm, vật kỷ niệm, tranh ảnh, tài liệu, băng hình... của Trung tâm.

m) Xây dựng kế hoạch công tác của phòng hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm; báo cáo sơ kết, tổng kết định kỳ, hoặc báo cáo đột xuất việc thực hiện nhiệm vụ hoặc nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

2.2. Nhiệm vụ quản trị

a) Đảm bảo an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ,  y tế, vệ sinh, môi trường:

- Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất của Trung tâm. Tổ chức thực hiện các quy định về công tác đảm bảo an toàn giao thông, đảm bảo an ninh, trật tự, phòng chống cháy, nổ, bão lũ, tìm kiếm cứu nạn, cứu hộ của Trung tâm; tổ chức chữa cháy kịp thời khi xảy ra cháy nổ. Phối hợp với chính quyền và công an địa phương trong công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội; tổ chức công tác dân quân tự vệ của trung tâm;

- Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, cây bóng mát đảm bảo cảnh quan môi trường sư phạm xanh, sạch, đẹp; tổ chức nấu ăn cho giảng viên đến giảng dạy tại Trung tâm, theo dõi hoạt động của bếp ăn và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm (nếu có bếp ăn).

- Vệ sinh sạch sẽ các phòng học, phòng làm việc của Ban giám đốc, phòng nghỉ giáo viên (nếu có),  khu vệ sinh và khu vực quản lý của Trung tâm; phục vụ nước uống cho nhà giáo, học viên và các buổi tiếp khách, làm việc, các lễ kỷ niệm, khai giảng, bế giảng … của Trung tâm.

b) Tham mưu, tổ chức thực hiện, quản lý công tác tổ chức, cán bộ; thi đua, khen thưởng, kỷ luật; chế độ, chính sách; kê khai tài sản, thu nhập cá nhân.

- Tham mưu quy hoạch đội ngũ công chức, viên chức; đề xuất, lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; tham mưu quản lý, phân công nhiệm vụ, bố trí, sắp xếp, sử dụng, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, hợp đồng lao động, cho thôi việc đối với công chức, viên chức, người lao động; giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi dưỡng.

- Chủ trì, phối hợp với các phòng, ban, hội đồng của Trung tâm xây dựng các quy chế, quy định, nội quy, đề xuất thành lập các ban chỉ đạo, hội đồng tư vấn, tham mưu trình Giám đốc Trung tâm ban hành và hướng dẫn, tổ chức thực hiện.

- Quản lý hồ sơ viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm.

- Tham mưu, hướng dẫn, quản lý công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, hoạt động khoa học, sáng kiến kinh nghiệm; kê khai tài sản, thu nhập cá nhân.

- Tham mưu, xây dựng kế hoạch, hoàn chỉnh hồ sơ đánh giá, xếp loại công chức, viên chức; đánh giá chuẩn giám đốc, phó giám đốc, giáo viên hàng năm.

- Tham mưu, theo dõi giải quyết chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức, người lao động, nhà giáo, học viên, sinh viên.

- Tham mưu, quản lý, theo dõi việc chấp hành giờ giấc làm việc của công chức, viên chức, người lao động; Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp công chức, viên chức, người lao động cho phù hợp với thực tiễn và yêu cầu phát triển của Trung tâm để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác, nâng cao đời sống cho công chức, viên chức, người lao động. 

c) Tham mưu, quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của Trung tâm:

- Quản lý đất đai, tường rào, hệ thống giao thông, điện, cấp thoát nước, các phòng học, phòng làm việc, nhà nghỉ, khu vệ sinh … phục vụ Trung tâm; bố trí phòng học, phòng thi.

- Quản lý phòng đào tạo trực tuyến, trang thiết bị dạy - học di động.

- Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc của Trung tâm thường xuyên, định kỳ; tham mưu, hoàn tất hồ sơ, thủ tục mua sắm, bảo dưỡng trang thiết bị phục vụ công tác, hoạt động dạy - học và đảm bảo an ninh, phòng chống cháy, nổ. Kịp thời phát hiện hư hỏng, đề xuất và sửa chữa kịp thời hệ thống thông tin liên lạc, chiếu sáng, điện, nước và cơ sở vật chất bị hư hỏng; theo dõi việc bảo dưỡng, sửa chữa, thi công, nghiệm thu các hạng mục đã xây dựng hoặc sửa chữa, cải tạo, bảo dưỡng; nhận bàn giao và bàn giao cho các phòng, ban để sử dụng có hiệu quả.

d) Tham mưu thực hiện công tác pháp chế, thanh tra, kiểm tra nội bộ; đơn thư khiếu nại, tố cáo.

đ) Tham mưu, quản lý hoạt động tài chính; lập dự toán, thu, chi, thanh quyết toán tài chính hàng năm.

e) Quản lý, tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu, sử dụng  Phòng Thư viện.

g) Tham mưu tổ chức các hoạt động dịch vụ theo chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm và phân phối thành quả lao động, kết quả dịch vụ.

h) Tham mưu, thực hiện các công việc đối nội đối ngoại, hiếu, hỷ với các cơ quan, cá nhân trong, ngoài Trung tâm và bố trí nơi ăn, ở, phương tiện làm việc và đi lại, phục vụ khách theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm.

i) Quản lý nhà nghỉ, các tổ cung cấp dịch vụ của Trung tâm (nếu có).

k) Quản lý viên chức của phòng theo quy chế, quy định của Nhà nước và Trung tâm. Tham mưu cho Giám đốc phân công nhiệm vụ, đề xuất việc sử dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với viên chức, người lao động của phòng.

l) Quản lý, khai thác, sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị được giao; sử dụng hiệu quả, cập nhật, công khai cung cấp các thông tin về nội dung liên quan tới phòng phải công khai trên website của Trung tâm.